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Cos'è la Posta Elettronica Certificata (PEC)
Cos'è la Posta Elettronica Certificata (PEC)
La Posta Elettronica Certificata è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard con in più alcune caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione che rendono i messaggi opponibili a terzi.
Queste caratteristiche sono state definite nel Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n. 68, e nei collegati documenti tecnici:
- regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata
- circolare CNIPA del 24 novembre 2005 n.49
I due documenti definiscono gli aspetti generali del servizio e i dettagli tecnici che deve rispettare. Queste regole servono a garantire la validità del servizio complessivo e l’interoperabilità tra i diversi gestori di posta certificata.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 82/2005 modificato ed integrato dal Decreto Legislativo 235/2010), ribadisce ulteriormente il valore legale della Posta Elettronica Certificata come strumento di trasmissione telematica (ulteriori approfondimenti sull’evoluzione, la normativa e le regole della PEC sono disponibili nel sito dell’Agenzia per l’Italia digitale).
Il Decreto Legislativo 185/2008 convertito con Legge 2/2009 imprime un’accelerazione senza precedenti allo sviluppo delle trasmissioni telematiche attraverso l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata.
L’articolo 16 del Decreto sancisce che:
- le nuove società sono tenute a dichiarare l’indirizzo PEC all’iscrizione nel registro delle imprese
- i professionisti dovranno dichiarare, entro un anno, l’indirizzo PEC ai rispettivi ordini
- le società già esistenti dovranno dichiarare entro tre anni l’indirizzo PEC al registro delle imprese
- tutte le pubbliche amministrazioni dovranno dichiarare il proprio indirizzo PEC
Il Decreto Legge 179/2012 convertito con modificazioni in Legge 221/2012 completa il quadro normativo sulla PEC. L’articolo 5 sancisce che:
- le nuove imprese individuali che si iscrivono al registro delle imprese o all’albo delle imprese artigiane devono comunicare all’atto di iscrizione il loro indirizzo PEC
- le imprese individuali attive sono tenute a depositare al registro delle imprese competente, entro il 30/06/2013, il proprio indirizzo di posta elettronica certificata
Inoltre è istituito presso il Ministero per lo Sviluppo Economico, entro sei mesi dalla data di entrata in vigore della legge di conversione, l’elenco pubblico delle PEC delle imprese e dei professionisti denominato Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata (INI-PEC) . L’accesso all’INI-PEC è consentito alle pubbliche amministrazioni, ai professionisti, alle imprese, ai gestori o esercenti di pubblici servizi ed a tutti i cittadini tramite sito web e senza necessità di autenticazione.
InfoCert è un gestore accreditato di PEC iscritto nell’Elenco Pubblico dei Gestori accreditati e il suo servizio di Posta Elettronica Certificata è Legalmail.
Se una PA o un soggetto privato ha l’esigenza di diventare in proprio gestore di posta elettronica certificata, InfoCert mette a disposizione prodotti, servizi e consulenza specifica.
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La crescita delle PEC
La crescita delle PEC
Negli ultimi anni alcune direttive governative hanno indicato la PEC come strumento di primaria importanza per le Pubbliche Amministrazioni.
In questo contesto rivestono particolare importanza le caselle istituzionali delle P.A., previste dalla normativa sul protocollo, e l’Indice Generale delle Pubbliche Amministrazioni italiane: un sito che consente di individuare le P.A. italiane utilizzando diversi criteri di ricerca e, per ciascuna P.A. fornisce informazioni tra cui la casella istituzionale (ove presente). L’indice della P.A. rappresenta il principale indirizzario di posta certificata presente in rete.
L’utilizzo della PEC si sta rapidamente diffondendo anche in molti altri settori in quanto permette di sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali e si può usare anche per l’inoltro di comunicazioni che attestino l’invio ma non richiedano la certificazione della consegna (ad esempio le fatture):
- invio di ordini, contratti, fatture
- convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
- inoltro di circolari e direttive
- gestione delle comunicazioni ufficiali all’interno di organizzazioni articolate o a “rete” (franchising, agenti, ecc.)
- integrazione delle trasmissioni certificate in altri prodotti come ERP, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow.
Che cos'è la Posta Elettronica Certificata e come funziona?
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Caratteristiche principali della posta certificata
Caratteristiche principali della posta certificata
I gestori di posta certificata hanno l’obbligo di registrare tutti gli eventi di trasmissione per 30 mesi, in caso di richiesta da parte degli interessati. I gestori sono inoltre tenuti ad utilizzare sempre un riferimento orario allineato con gli istituti ufficiali che garantiscono l’ora esatta; per questo motivo le registrazioni ma anche altri elementi quali ricevute, buste paga ecc conterranno sempre l’ora esatta.
Accesso e identificazione
Accesso e identificazione
I servizi di posta certificata utilizzano esclusivamente protocolli sicuri (gestiti da tempo dai più diffusi strumenti di posta), per impedire qualsiasi manomissione del messaggio da parte di terzi; Legalmail offre connessioni di tipo:
- https, per webmail
- smtps
- smtp starttls
- pop3s
- imaps
L’identificazione può avvenite tramite user e password oppure tramite certificati digitali: Legalmail offre entrambe le possibilità.
Falsificazione di identità: Legalmail assicura che il mittente utilizzi come indirizzo (casella “from”) solo ed esclusivamente il proprio indirizzo, contrariamente a quanto avviene generalmente nei server di posta presenti in internet dove si può cambiare la casella mittente con estrema facilità.
Certificazione dell'invio
Certificazione dell'invio
Quando si spedisce un regolare messaggio da una casella di posta certificata si riceve dal proprio provider di posta certificata una ricevuta di accettazione, firmata dal gestore, che attesta il momento della spedizione ed i destinatari (distinguendo quelli normali da quelli dotati di PEC); le informazioni sono disponibili sia in formato testo sia in formato xml.
Integrità del messaggio PEC
Integrità del messaggio PEC
Il gestore di posta certificata del mittente crea un nuovo messaggio, detto busta di trasporto, che contiene il messaggio originale e i principali dati di spedizione; la busta viene firmata dal provider, in modo che il provider del destinatario possa verificare la sua integrità (ovvero che non sia stato manomesso nella trasmissione).
Per garantire l’integrità del messaggio, mittente e destinatario sono obbligati ad utilizzare la casella di PEC solo tramite protocolli sicuri, come descritto in precedenza.
Certificazione della consegna
Certificazione della consegna
Un messaggio di posta certificata viene consegnato nella casella del destinatario inserito nella sua “busta di trasporto”. Non appena effettuata la consegna il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di consegna, un messaggio email, firmato dal gestore che attesta:
- la consegna
- la data e l’ora di consegna
- il contenuto consegnato
Va sottolineato l’ultimo punto: infatti la ricevuta di consegna contiene, in allegato, anche il messaggio vero e proprio (con tutti i suoi eventuali allegati). Questo significa che la posta certificata fornisce al mittente una prova, firmata dal provider scelto dal destinatario, di tutto il contenuto che è stato recapitato (con data e ora di recapito). Questa è una delle caratteristiche più significative che distingue la posta certificata dai normali mezzi per l’invio di documenti ufficiali in formato cartaceo.
