Più energia ai processi di firma con GoSign

InfoCert è stato scelto da un importante player operante nel settore del servizio idrico integrato per digitalizzare i processi di acquisto.

InfoCert per il settore Energy&Utilities

Dalla fornitura di energia elettrica e gas, al ciclo idrico e alla gestione dei rifiuti, le Utilities sono indispensabili per la salute dei cittadini e per il funzionamento delle attività quotidiane e dell’economia. Per questo la loro resilienza è diventata sempre più importante a fronte sia di eventi climatici estremi crescenti che di vulnerabilità connesse allo sviluppo della digitalizzazione. In questo contesto, l’adozione di soluzioni di digital trust, è la chiave per rispondere alle sfide del presente e garantire allo stesso tempo integrità, autenticità e sicurezza dei propri dispositivi.

Obiettivo: digitalizzare i processi di acquisto

InfoCert è stato scelto come partner per rispondere alle necessità di un’importante multiutility operante nella gestione e sviluppo di reti e servizi nei settori idrico, energetico e ambientale. Il Gruppo, tra i principali operatori al livello nazionale nel settore del servizio idrico integrato, aveva la necessità di digitalizzare i processi di acquisto, da sempre gestiti in modo analogico. Questi coinvolgevano sia utenti interni che esterni all’organizzazione.

Nel dettaglio il Cliente necessitava digitalizzare l’approvazione e la sottoscrizione di:

Richiesta deroga termini di pagamento;
Affidamento Fornitore Unico;
Modulo entrata merci;
Modulo richiesta d’acquisto.

L’esigenza era quindi quella di dotarsi di un sistema di firma digitale che permettesse la dematerializzazione completa del processo di acquisto a partire dalla compilazione dei moduli specifici fino al loro invio per approvazione e firma, con la possibilità di poter allegare eventuali documenti utili al processo approvativo. Era quindi forte la necessità di snellire gli specifici processi di acquisto, di velocizzare le attività, non rinunciando ad operare in sicurezza.

Altro importante tema era uniformare: il Gruppo aveva la necessità di gestire in modo omogeneo le sue aziende affinchè fossero in grado di scambiare documenti in maniera standardizzata e conforme alla procedura interna.

Con GoSign la gestione documentale è facile e sicura

Il Cliente, soddisfatto della precedente collaborazione con InfoCert che aveva visto l’adozione del prodotto Legalmail Enterprise, ha deciso di continuare il suo percorso di trasformazione digitale, questa volta rivolgendosi ad InfoCert per un più complesso progetto di digitalizzazione.

La stima nei confronti di InfoCert è cresciuta nel tempo perché, rispetto ad esperienze precedenti con altri fornitori digitali, il Gruppo si è sempre sentito ascoltato e supportato. Grazie ad un Technical Account Manager dedicato, è stato infatti seguito passo passo nelle implementazioni e le sue necessità sono state ascoltate con attenzione.

InfoCert ha quindi proposto l’adozione della soluzione di firma digitale GoSign, un servizio pensato per agevolare l’introduzione della firma digitale nelle aziende, che coniuga un modello conforme alle normative con una grande facilità d’uso.

GoSign risulta perfetto per le esigenze del Gruppo in quanto permette di classificare documenti, aggiungere note, gestire allegati e impostare approvazioni multiple, consentendo l’apposizione di firme anche ad utenti esterni all’azienda. Il servizio permette il rispetto delle policy di firma, dei tempi degli iter amministrativi, il tracciamento di tutti gli atti formali e l’archivio di tutti i documenti firmati. La tecnologia di firma digitale garantisce inoltre l’autenticità del documento, permettendo di verificare sia l’identità di chi firma sia l’inalterabilità del documento dal momento della firma stessa.

In particolare sono state appositamente create delle utenze peculiari in GoSign, chiamate “utenze amiche“, che permettono di essere utilizzate trasversalmente da customer appartenenti al Gruppo ma di aziende differenti.

Oltre all’integrazione con SAP, InfoCert ha anche sviluppato per il cliente un’integrazione tra GoSign e il sistema gestionale utilizzato internamente dal proprio ufficio HR. I dipendenti sono stati così in grado di risparmiare tempo ed energie, dematerializzando ed efficientando i processi interni, raggiungendo in poco più di 3 anni importanti risultati: