Cos’è e come si fa la fattura elettronica

Cos’è la fattura elettronica

La fattura elettronica è un documento informatico che permette ai privati, alle imprese e ai professionisti di ricevere ed emettere i documenti fiscali in formato digitale, garantendo efficienza, sicurezza e risparmio di tempo.

La principale differenza tra la fattura elettronica e quella cartacea risiede nella natura digitale del documento che, seguendo le direttive dell’Agenzia delle Entrate, deve includere parametri obbligatori e prevedere un processo di trasmissione telematica. Il suo utilizzo consente di ridurre considerevolmente il consumo di carta, i costi necessari per la stampa, per la spedizione e per la conservazione dei documenti cartacei.

La fattura elettronica garantisce l’integrità dei dati contenuti al suo interno, come ad esempio l’identità dell’emittente e del fornitore, l’autenticità del contenuto, i dati obbligatori previsti dalla legge, e la sua leggibilità, in base a quanto previsto dalle normative europee. Inoltre, permette di velocizzare il processo di contabilizzazione del ciclo attivo e passivo, riducendo i costi di gestione e gli errori che potrebbero verificarsi durante l’acquisizione manuale dei dati.

Per capire come funziona la fattura elettronica è necessario comprendere i compiti assegnati dall’Agenzia delle Entrate allo SdI, il Sistema di Interscambio che gestisce l’intero flusso dei documenti contabili digitali. Lo SdI, infatti, verifica la presenza e la correttezza di tutti i dati obbligatori ai fini fiscali e il codice destinatario, l’indirizzo PEC al quale verrà recapitato il documento. Il processo su cui si basa il funzionamento della fatturazione elettronica prevede la creazione digitale di un documento in formato XML, contenente una serie di parametri ed informazioni obbligatorie indicate dall’Agenzia delle Entrate, che dovrà essere firmato digitalmente e trasmesso alla controparte attraverso il Sistema di Interscambio (Sdl). Nota bene che i documenti emessi con modalità diverse saranno considerati come non emessi e andranno incontro alle sanzioni previste dall’articolo 6 del D. Lgs. 471/1997.

Come si fa la fattura elettronica

Ogni volta che un’azienda o un professionista vende un prodotto o un servizio deve fare la fattura elettronica entro 12 giorni: il termine può essere esteso al quindicesimo giorno del mese successivo in caso di fatturazione differita, quando è possibile emettere e registrare il documento fiscale in un momento diverso rispetto a quello in cui avviene la transazione.

Per fare una fattura elettronica è necessario essere in possesso di un computer (o in alternativa di uno smartphone o di un tablet) e di un software (di un’applicazione o un servizio online) che sia in grado di generare documenti in formato XML come previsto dalle normative vigenti. È necessario, inoltre, essere in possesso di un codice destinatario, una sequenza alfanumerica utilizzata dall’Agenzia delle Entrate per recapitare il documento al destinatario attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).

Il software provvederà a inviare il documento all’Agenzia delle Entrate contenente i dati richiesti, come ad esempio: la data di emissione, i dati fiscali del cedente o del prestatore, quelli del cliente e la descrizione e la quantità dei servizi o dei prodotti relativi alla transazione.

La normativa vigente, inoltre, prevede l’obbligo di conservare digitalmente le fatture elettroniche: non è sufficiente infatti salvare il file in formato PDF, ma si dovrà scegliere un servizio dedicato che archivierà in modo automatico tutti i documenti emessi e ricevuti.

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