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Che cos'è la conservazione digitale?
La conservazione digitale è quel processo “disciplinato” che permette di conservare i documenti in formato digitale consentendo, nei casi previsti dalla norma, di distruggere l’originale cartaceo o di non procedere con la sua stampa. Serve a garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.
Quali strumenti servono per conservare i documenti a norma?
“Conservazione digitale” significa quindi “sostituire i documenti cartacei, con lo stesso documento in formato digitale” la cui valenza legale di forma, contenuto e tempo è testimoniata con una firma digitale e una marca temporale.
Il processo di conservazione comprende automaticamente:
- la firma digitale, ossia quella firma elettronica che si applica ai documenti informatici, esattamente come la firma tradizionale (autografa) viene apposta sui documenti cartacei;
- la marca temporale, ossia una successione di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per assodare l’effettivo avvenimento di un’attività/evento.
L’unione della firma digitale alla marca temporale consente di mantenere invariati nel tempo l’immodificabilità, l’autenticità, la reperibilità, il valore legale, la sicurezza, la leggibilità, l’integrità dei documenti conservati.
Cos'è la conservazione digitale?
Qual è la differenza tra archiviazione e conservazione?
InfoCert conservatore accreditato
InfoCert conservatore accreditato
InfoCert dal 2014 è tra le prime aziende italiane accreditate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) come Conservatore, requisito normativo necessario per erogare servizi di Conservazione Digitale a norma per la Pubblica Amministrazione.
La mission aziendale si declina, quindi, anche nel servizio di Conservazione: innovazione, sicurezza, affidabilità e conformità normativa, con lo scopo di assicurare la corretta gestione, archiviazione e conservazione dei documenti informatici di diversi soggetti produttori, assicurando l’esibizione a norma dei documenti conservati e la consulenza specialistica su progetti di paperless design.
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I vantaggi e i benefici della conservazione digitale
I vantaggi e i benefici della conservazione digitale
Efficienza gestionale
- Rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in esso contenute;
- Efficienza dell’organizzazione in termini di modernità organizzativa e gestionale, rapidità e disponibilità;
- Maggiore controllo dei processi documentali.
Riduzione di tempi e di costi
- Spazi dedicati all’archivio dei documenti;
- Tempo dedicato alla gestione, con recupero di personale ed attività produttive;
- Tempi di svolgimento delle attività relative ai documenti;
- Impatto organizzativo delle visite ispettive da parte degli organi competenti.
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Formati standard della conservazione digitale
Formati standard della conservazione digitale
Per conservare a norma è fondamentale usare i seguenti formati (tale elenco verrà periodicamente aggiornato seguendo l’evoluzione normativa):
- PDF – PDF/A
- TIFF
- JPG
- Office Open XML (OOXML)
- Open Document Format
- XML
- TXT
- Formati Messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME)
Tipologia di documenti da conservare
Tipologia di documenti da conservare
Di seguito riportiamo la lista dei documenti che possono essere conservati in modalità digitale:
- libro giornale e libro degli inventari
- scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
- scritture ausiliarie di magazzino
- registro dei beni ammortizzabili
- registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
- dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
- modelli di pagamento (F23 e F24)
- libri sociali
- bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
- relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
- fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili
- ricevute fiscali e scontrini fiscali
- documenti di trasporto (DDT)
- scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie
- nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
- libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro)
- fattura elettronica PA attiva
- fattura elettronica PA passiva
- notifica fattura elettronica PA attiva
- notifica fattura elettronica PA passiva
- contratto
- deliberazione di giunta e di consiglio
- determinazione dirigenziale
- registro giornaliero di protocollo
- fascicolo elettorale elettronico
- documento protocollato
Oltre alle tipologie documentali standard, è poi possibile richiedere a InfoCert la creazione di tipologie documentali nuove, che rispondano completamente alle esigenze di chi le richiede, concordando i metadati e le modalità di invio.
