La conservazione digitale dei documenti è disciplinata dalla normativa e dall’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale o CAD, D. Lgs. 82/2005, secondo il quale: “Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità secondo le modalità indicate nelle linee guida.”

Le Nuove Linee Guida dell’AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale, stabiliscono le modalità per realizzare lo svolgimento delle attività di conservazione:

• Natura e funzione del sistema
• Modelli organizzativi
• Ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti
• Descrizione del processo 
• Profili professionali dei responsabili coinvolti

Le P.A. dovranno conservare tutti i documenti: a partire dall’11 ottobre 2005, in base all’articolo 7 comma 5, anche il Registro giornaliero di protocollo informatico dovrà essere registrato in formato digitale entro il giorno lavorativo seguente.

Si parla di conservazione digitale a norma quando i sistemi utilizzati hanno pieno rispetto del quadro normativo di riferimento. La stessa viene definita a norma quando segue le indicazioni presenti nelle:

• Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa (DPR 28 dicembre 2000, n. 445)
• Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs.30 giugno 2003, n.196)
• CAD, Codice dell’amministrazione digitale (d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82)
• Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali (D.M. 22 febbraio 2013)
• Regole tecniche in materia di sistema di conservazione (D.M. 3 dicembre 2023)
• Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici (D.M. 13 novembre 2014)
• Circolari 40 e 41 del 14 dicembre del 2015 della Direzione generale per gli archivi
• GDPR